About Lesson
Teknik Memendekkan E-mel dengan Tepat
Menulis e-mel yang ringkas dan padat memerlukan disiplin dan fokus terhadap mesej utama. Teknik yang berkesan termasuk:
- Gunakan Ayat Pendek dan Jelas: Ayat yang panjang cenderung mengelirukan pembaca. Setiap ayat sepatutnya mengandungi satu mesej utama.
Contoh: “Sila sediakan laporan kewangan sebelum Jumaat.” berbanding “Saya ingin meminta awak menyediakan laporan kewangan dalam minggu ini, kalau boleh sebelum Jumaat, sebab kita perlu bentangkannya minggu depan.” - Elakkan Maklumat yang Tidak Relevan: Fokus kepada apa yang benar-benar perlu disampaikan. Elakkan meletakkan terlalu banyak latar belakang atau maklumat tambahan yang tidak relevan.
Contoh: “Boleh hantar laporan kewangan terkini?” berbanding “Saya ingat nak tanya jika laporan kewangan yang saya minta minggu lepas dah siap atau tidak?” - Gunakan Ruang Putih dan Peluru (Bullet Points): Memecahkan maklumat kepada bahagian kecil atau menggunakan senarai peluru dapat memudahkan penerima untuk memahami dan mengingati maklumat yang penting.
Contoh: Jika anda memerlukan beberapa maklumat, gunakan peluru:- Laporan kewangan terkini.
- Cadangan bajet tambahan.
- Tarikh mesyuarat seterusnya.
- Fokus pada Tindakan yang Dikehendaki: Nyatakan dengan jelas apa yang anda perlukan daripada penerima dan bila. Ini membantu penerima memahami jangkaan anda dan bertindak dengan lebih pantas.
Contoh: “Sila sahkan kehadiran anda sebelum Jumaat.” berbanding “Jika anda boleh, saya harap anda dapat memberitahu saya tentang kehadiran anda sebelum Jumaat.”